"Helping NRC tell its stories"
Charter
Opportunity
NRC has a rich supply of communications specialists with diverse
backgrounds and different areas of expertise.
The Communications Team was formed to bring together those who deliver
communications on behalf of NRC to connect institutes, programs and
corporate and to co-ordinate the communications process at NRC.
Purpose
The team shares information, resources, and best practices, lends
support and provides advice in order to deliver high quality support and
service to the communications function at NRC. The team improves upon
processes that contribute to the overall goals of institutes, programs,
corporate and NRC as a whole.
Goal
The NRC Communications Team develops and delivers integrated,
creative and cost effective communications products, processes and services.
The team connects institutes, programs, and corporate to work toward the
common goal of effective communications both within NRC and with our
stakeholders.
Our Vision
As NRC's team of communications specialists, we are a valuable
network of resources, talents and skills and are recognized as a team of
credible and highly qualified professionals who are integral to the
achievement of NRC's vision.
Our Mission
"We help NRC tell its stories."
Objectives
1. Improve communications processes by facilitating the flow
and exchange of information within NRC (up, down and horizontally) and with
our clients and stakeholders.
2. Exchange information, discuss issues and common concerns, resolve
problems, and share resources (ideas, time, expertise, etc.).
3. Define the communications function and increase the understanding of
the role of communications in the organization, clarify roles and
responsibilities and raise the profile of communications professionals at
NRC.
4. Develop a set of standards/recommended approaches to the
communications process.
5. Make recommendations to management about how to continually improve
communication processes at NRC.
6. Highlight and celebrate our successes.
Values
Effective and efficient communications are integral to the
achievement of NRC's vision and organizational goals.
* We see ourselves as partners working towards a common goal.
* We promote open and honest communication across NRC.
* We share resources, ideas, and advice to help each other be more
effective.
Operating Norms. The Team is co-chaired by Shannon Cassidy of Corporate
Services and Scott Ferguson of the Institute of Biological Sciences.
Meetings are facilitated by the co-chairs who consult with members prior to
each meeting about the items to be included on the agenda.
Meetings are held every six weeks and are two hours in length. Employees
from the regions participate via teleconferencing.
A one-day general meeting/focus group will be held on a semi-annual basis.
All team members are invited to attend the meeting in Ottawa and travel
expenses are paid by Corporate Services.
Sub-teams are formed to work on specific projects as required. These teams
provide regular updates and progress reports.
Administrative support for organizing meetings, communicating with members
and providing minutes is provided by Corporate Services. The team
administrator is Michele Bourgeois.
Scope and Boundaries. The team should be involved in all aspects of the
communications function at NRC, including corporate messaging and
activities, VP portfolio communication activities, internal communication,
and institute-specific expectations and needs.
Team Membership. The team welcomes all NRC employees who make a significant
contribution to the NRC communications function.
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"Aider le CNRC à faire connaître ses activités"
Charte
Contexte
Le CNRC compte de nombreux spécialistes de la communication qui ont
une formation variée et des domaines d'expertise divers.
L'Équipe de communication a été mise sur pied dans le but de rassembler ceux
qui fournissent des services de communication au nom du CNRC, d'assurer la
liaison entre les instituts, les programmes et les services centraux et de
coordonner les processus de communication au CNRC.
Raison d'être
L'Équipe de communication assure la diffusion de l'information, des
ressources et des meilleures pratiques en fait de communication, elle
apporte un soutien et dispense des conseils afin d'assurer une fonction de
communication de grande qualité au CNRC. Elle travaille à améliorer les
processus de communication pour faciliter la réalisation des objectifs
généraux des instituts, des programmes, des services centraux et du CNRC
dans son ensemble.
But
L'Équipe de communication du CNRC conçoit et fournit des produits,
des processus et des services de communication intégrés, créatifs, efficaces
et rentables.
Elle assure la liaison entre les instituts, les programmes et les services
centraux pour collaborer au but commun d'assurer des communications
efficaces au sein du CNRC et avec ses intervenants clés.
Notre vision
En tant que spécialistes de la communication du CNRC, nous
représentons un précieux réseau de ressources, de talents et de compétences.
Nous formons une équipe de professionnels hautement qualifiés et crédibles
et nous jouons un rôle essentiel dans la réalisation de la vision du CNRC.
Notre mission
« Nous aidons le CNRC à faire connaître ses activités. »
Objectifs
1. Améliorer les processus de communication et faciliter la
circulation et l'échange de l'information au sein du CNRC (tant
horizontalement que verticalement) et avec nos clients et partenaires.
2. Échanger, discuter des enjeux et des préoccupations communes,
résoudre des problèmes et partager nos ressources (idées, temps, expertise,
etc.).
3. Préciser la fonction de communication et mieux faire connaître le
rôle de la communication au sein de l'organisation, clarifier les rôles et
les responsabilités et accroître la visibilité des professionnels de la
communication au CNRC.
4. Définir une série d'approches standards ou désirables pour la mise
en oeuvre du processus de communication.
5. Présenter à la direction des recommandations sur les façons
d'améliorer continuellement les processus de communication au CNRC.
6. Mettre en valeur et célébrer nos réussites.
Valeurs
Des communications efficaces sont essentielles à la réalisation de
la vision et des objectifs du CNRC sur le plan organisationnel.
* Nous sommes partenaires dans la réalisation d'un objectif commun.
* Nous encourageons une communication ouverte et honnête à la grandeur
du CNRC.
* Nous partageons nos ressources, nos idées et nos conseils pour nous
aider mutuellement à être plus efficaces.
Mode de fonctionnement. L'Équipe est coprésidée par Shannon Cassidy, des
Services intégrés, et par Scott Ferguson, de l'Institut des sciences
biologiques. Les réunions sont dirigées par ces deux coprésidents qui
consultent les membres avant chaque réunion pour déterminer les points qui
seront mis à l'ordre du jour.
Les réunions ont lieu toutes les six semaines et durent généralement deux
heures. Les employés des régions peuvent participer aux réunions par
téléconférence.
Une réunion générale/atelier de réflexion d'une journée est organisée deux
fois par année. Tous les membres de l'Équipe sont invités à assister à cette
réunion qui a lieu à Ottawa et leurs frais de déplacement sont alors payés
par les Services intégrés.
Des sous-équipes sont formées au besoin pour travailler à des projets
particuliers. Ces sous-équipes doivent fournir des comptes rendus et des
rapports d'avancement de leurs travaux sur une base régulière.
Le soutien administratif pour l'organisation des réunions, la communication
avec les membres et la préparation des comptes rendus des réunions est
assuré par les Services intégrés. L'administratrice attitrée de l'Équipe est
Michèle Bourgeois.
Portée et limites. L'Équipe participe à tous les aspects de la fonction
de communication au CNRC, incluant les messages et les activités de la
direction, les activités de communication des vice-présidents et la
communication interne; elle répond aussi aux attentes et aux besoins des
instituts en matière de communication.
Composition. Tous les employés du CNRC qui apportent une contribution
notable à la fonction de communication du CNRC peuvent faire partie de
l'Équipe de communication.
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